La gestion documentaire mobile pour les chantiers de construction

18 08 2016

Le volume de documents et de communications dans le secteur de la construction n’est pas un secret pour personne.

En fait, rare sont ceux qui réussissent à minimiser la lourdeur administrative qui impacte directement la rentabilité de leurs projets.

L’informatique du jour nous offre ces recettes rapides et instantanées qui sont, en apparence, assez simples à implanter.

Finalement, le principe se résume à gérer les documents d’un projet et les échanges d’information entre les intervenants du projet. Non ?

En apparence, il semble donc que l’explorateur de WindowsMD permet très bien de gérer les documents d’un projet et que les courriels avec OutlookMD de MicrosoftMD permettent très bien de communiquer entre intervenants.

Comme toujours en informatique de gestion, « en apparence » ne veut pas dire « facilement ou optimal en réalité ».

Bien que ces technologies de base représentent un excellent point de départ en termes d’éducation, la question suivante vient rapidement par la suite : « Pourquoi ces technologies génériques ne sont pas nécessairement la solution optimale pour partager de l’information et communiquer dans un contexte de projet de construction ? ».

La réponse réside à deux niveaux :

  • À cause de la structure documentaire complexe et spécifique qui encadre un projet de construction. Cette structure doit supporter les normes et les meilleures pratiques du secteur (complexité de nature);
  • À cause du volume très important de personnes susceptibles d’intervenir simultanément et de partager une même information sur un projet (complexité de nombre).

Ces deux types de complexité appellent donc au respect de certains principes fondamentaux quant à l’architecture et au type d’interfaçage technologique si l’on souhaite optimiser la fluidité et l’efficacité opérationnelle :

  • L’information et les communications relatives au projet doivent absolument être centralisées par projet, toute nature de document confondu (soumission, photo, devis, plan, contrat, permis, avis de chantier, etc.) et pour tout type de format technique (texte, vidéo, audio, image, PDF, etc.).

L’analogie est simple : créé l’équivalent de la pochette cartonnée du projet sous forme informatique. Ou autrement dit, mettre en place le dossier de projet « Sans papier ».

Le principe de centralisation de l’information est à la clé de voûte ici pour une information structurée qui peut être partagée rapidement.

  • La gestion du partage et des accès à l’information doit pouvoir s’effectuer par projet et d’une façon discrétionnaire par intervenant au projet, sans dédoublement informatique desdits intervenants qui peuvent travailler sur différents projets.

Ou autrement dit : Il ne faut pas avoir à gérer à plusieurs endroits les coordonnées de base (nom, prénom, adresse, cellulaire, etc.) d’un intervenant donné parce qu’il travaille sur différents projets.

En apparence simple quand on pense à l’envoi d’un document par courriel avec OutlookMD, cet outil vous impose pourtant beaucoup de manipulation manuelle pour gérer « qui a droit à quel document ». Et que dire des efforts pour des recherches complexes si vous avez éventuellement besoin de retrouver rapidement un document réponse, exemple, d’un sous-traitant donné.

  • Les communications et le partage de documents doivent pouvoir s’effectuer dans un cadre d’accès sécurisé intégrant la notion de traçabilité et de confidentialité du partage documentaire. C’est-à-dire que vous pouvez en tout temps savoir « quand et qui a pris connaissance d’un document donné » ou, encore, « qui a dit quoi à quel moment à propos d’un document (ex : un plan) en rapport avec la gestion du projet ».
  • La plateforme de communication et de partage de l’information doit être multidimensionnelle, soit simultanément permettre une gestion interne et locale, une gestion via le Web et une gestion via les équipements mobiles (tablette, téléphone intelligent, etc.) pour intégration complète avec le chantier.

La mobilité de votre gestion est une caractéristique clé et très spécifique au contexte du secteur de la construction.

Certaines solutions de gestion de projets de construction, telle que celle de CTRL, répondent à ces critères essentiels pour mettre en place une plateforme de partage documentaire extrêmement efficace pour votre entreprise.

Elles sont normalement dotées d’un CRM entièrement intégré qui permet de couvrir l’ensemble des aspects de gestion spécifiques au secteur de la construction tout en permettant à votre entreprise de se propulser dans l’ère du Web et de la mobilité.

Des portails Web standards permettent d’étendre et de déployer rapidement votre gestion vers vos chantiers : consultation de plans à distance, feuille de temps Web, bons de commande et de sous-traitance de chantier, gestion de tâches, etc.

L’ensemble de ces nouvelles possibilités technologiques sont intégrées de façon transparente avec les fondations comptables, de paie et de gestion de projets, des fondations robustes qui contribueront à la qualité de vos projets et qui stimuleront votre croissance.

Bonne gestion.

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